Zarządzenie nr 111/2017

ZARZĄDZENIE NR 111/2017
BURMISTRZA ŁOCHOWA

z dnia 31 października 2017 r.

w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystywaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Miejskim w Łochowie.

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875), w związku z art. 2 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570) oraz § 39 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) Burmistrz Łochowa, zarządza co następuje:

§ 1.

Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie Miejskim w Łochowie zwanym dalej „Urzędem” jest system tradycyjny, tj. system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

§ 2.

1. System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacja (EZD), jako system wspomagający wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym i jest obowiązkowy do stosowania przez pracowników Urzędu Miejskiego w Łochowie, zgodnie z terminami zawartymi w ust. 3 oraz nadanymi uprawnieniami.
2. System oparty jest o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną oraz służy do rejestracji, ewidencji oraz obiegu korespondencji przychodzącej.
3. Wdrożenie systemu EZD do stosowania przez pracowników Urzędu będzie trwało do dnia 1 maja 2018 r. i podzielone jest na dwa etapy:
1) etap I – wdrażany będzie do dnia  01 stycznia 2018 r. i obejmuje następujące stanowiska: pracowników Biura Obsługi Mieszkańca, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, Kierowników komórek organizacyjnych Urzędu;
2) etap II – wdrażany do dnia 30 kwietnia 2018 r. i obejmuje pozostałe stanowiska pracy.

§ 3.

Korespondencję kierowaną do Urzędu w formie papierowej oraz elektronicznej przyjmuje i sortuje Biuro Obsługi Mieszkańca.

§ 4.

Przyjmując korespondencję pracownik Biura Obsługi Mieszkańca (dalej BOM) wykonuje następujące czynności:
1) otwiera korespondencję;
2) sprawdza liczbę załączników zgodnie z ich liczbą wyszczególnioną w piśmie. W przypadku braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje to na danym piśmie lub na załączniku.

§ 5.

1. Dekretacja odbywa się na oryginałach dokumentów oraz w systemie EZD.
2. Pracownik BOM-u przekazuje korespondencję Sekretarzowi Gminy lub Zastępcy Burmistrza, który dekretuje ją do Kierowników Wydziałów lub Referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy, a następnie przekazuje ją do akceptacji Burmistrzowi lub Zastępcy Burmistrza.
3. Pracownik BOM-u przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją.
4. Korespondencja w formie papierowej jest odbierana za pokwitowaniem.
5. Komórka Urzędu wymieniona w dekretacji jako pierwsza, otrzymuje oryginał pisma do realizacji.

§ 6.

Pracownicy merytoryczni, zgodnie z dekretacją:
1) przyjmują korespondencję;
2) rejestrują sprawę zgodnie z JRWA;
3) rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych i ewentualnie wzywają do usunięcia braków;
4) przygotowują projekt odpowiedzi (decyzję, postanowienie itp.) do akceptacji bądź do podpisu osoby upoważnionej;
5) wysyłają odpowiedź do adresata – wszelkie czynności związane z odpowiedzią pracownik merytoryczny przygotowuje zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.).

§ 7.

BOM nie dokonuje otwarcia  następujących  rodzaje przesyłek wpływających:
1) opatrzonych klauzulą „zastrzeżone” lub „poufne” zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228);
2) opatrzone klauzulą „tajemnica skarbowa”;
3) oznaczone jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie Miejskim w Łochowie procedur zamówień publicznych, naborów lub konkursów;
4) będące przesyłkami wartościowymi;
5) przesyłki oznaczone imiennie z zastrzeżeniem ,,do rąk własnych”.

§ 8.

W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po usunięciu awarii.

§ 9.

Dokumenty podlegające wyłączeniu z systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD):
1) uchwały Rady Miejskiej;
2) zarządzenia Burmistrza;
3) publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia, ulotki, prospekty itp.);
4) oferty wydawnicze i szkoleniowe;
5) pisma okolicznościowe, zaproszenia, życzenia, podziękowania, itp., potwierdzenia odbioru, które są dołączane do akt właściwej sprawy;
6) sprawy pracownicze;
7) oferty kandydatów do naboru na wolne stanowiska pracy;
8) dla korespondencji ponadwymiarowej (rozmiar pow. formatu A4) oraz wielostronicowej (powyżej 5 stron) do systemu wprowadzone jest pismo przewodnie krótkim opisem treści i zaznaczeniem, że korespondencja jest ponadwymiarowa (dot. również map geodezyjnych);
9) bieżąca obsługa interesantów w zakresie wydawania dowodów osobistych oraz ewidencji ludności;
10) akty stanu cywilnego;
11) dokumentacja dot. zamówień publicznych;
12) rachunki, faktury i noty księgowe wpływające do Urzędu;
13) zmiany geodezyjne do celów podatkowych;
14) wnioski o zwrot akcyzy paliwowej;
15) korespondencja z jednostek organizacyjnych Gminy Łochów oraz sołectw;
16) wnioski o przyznanie stypendiów szkolnych;
17) wnioski o wydanie zaświadczenia;
18) inne nie mające cech dokumentu.

§ 10.

Na administratora  systemu EZD wyznaczam informatyka zatrudnionego w Urzędzie Miejskim w Łochowie, do którego należeć będzie w szczególności:
1) dbanie o należyte zabezpieczenie dostępu do systemu EZD;
2) współpraca z serwisem dostawcy systemu oraz koordynacja działań w przypadku awarii systemu;
3) wprowadzanie zmian organizacyjnych i kadrowych do systemu EZD;
4) nadawanie i odbieranie, na wniosek bezpośredniego przełożonego, uprawnień użytkownikom systemu EZD oraz prowadzenie rejestru użytkowników systemu EZD;
5) udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie obsługi EZD;
6) bieżąca współpraca z pracownikami BOM;
7) wdrażaniu nowych funkcjonalności EZD;
8) informowanie przełożonych o nieprawidłowościach i problemach związanych z EZD;
9) zapewnienia infrastruktury informatycznej do prawidłowego działania i utrzymania systemu EZD.

§ 11.

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierza się  Sekretarzowi Gminy.

§ 12.

Traci moc Zarządzenie Nr 8/2011 Burmistrza Łochowa  z dnia 8 marca 2011 r. w sprawie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w Łochowie.

§ 13.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 

Burmistrz Łochowa

/-/Robert Mirosław Gołaszewski