Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2020 poz. 713 ze zm.), art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.) zarządza się co następuje:
§ 1.
1. Wprowadza się w Urzędzie Miejskim w Łochowie obowiązek prowadzenia kontroli zarządczej, której
celem jest zapewnienie, w szczególności:
1) zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań, w tym sprawozdań finansowych,
4) ochrony wszystkich rodzajów zasobów,
5) przestrzegania i promowania wartości etycznych i zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, jej pozyskania, przetwarzania i archiwizowania,
7) zarządzania ryzykiem.
§ 2.
1. Kontrolę zarządczą w Urzędzie Miejskim w Łochowie (zwanym dalej Urzędem), stanowi ogół działań
podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań gminy w sposób zgodny z prawem, efektywny,
oszczędny, adekwatny, skuteczny i terminowy, we wszystkich aspektach jego funkcjonowania i warunkach
działania.
2. Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania i służy samoocenie Urzędu Miejskiego w Łochowie pod
kątem realizacji wyznaczonych celów i zadań.
§ 3.
1. Zobowiązuje się naczelników/kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracowników na
samodzielnych stanowiskach, zgodnie z podziałem kompetencji wynikającym z Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Miejskiego w Łochowie, do wykonywania kontroli zarządczej, w tym zarządzania ryzykiem
w odniesieniu do realizowanych celów i zadań.
2. Pracownicy Urzędu uczestniczą w funkcjonowaniu kontroli zarządczej poprzez właściwe wykonywanie
powierzonych im obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
4. Za koordynowanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Urzędzie
odpowiada Sekretarz Gminy.
5. Na system kontroli zarządczej składa się całość regulacji zewnętrznych i wewnętrznych obowiązujących
w Urzędzie, a także czynności kontrolne obejmujące: samokontrolę zadań wykonywanych na każdym
stanowisku pracy, kontrolę funkcjonalną i kontrolę instytucjonalną.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: F04C9038-00EE-4021-A176-0A639806B5E7. Podpisany Strona 1
§ 4.
1. System kontroli zarządczej w Urzędzie powinien być spójny, jednolity oraz zgodny z wydanymi przez
Ministra Finansów standardami obejmującymi:
1) funkcjonowanie środowiska wewnętrznego;
2) określenie celów realizowanych zadań oraz zarządzanie ryzykiem;
3) tworzenie i funkcjonowanie mechanizmów kontroli;
4) efektywną komunikację i informację zewnętrzną i wewnętrzną;
5) monitorowanie i ocenę.
2. Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu zapewniają skuteczność kontroli zarządczej
poprzez realizację ustalonych procedur, mechanizmów organizacyjnych uwzględniających standardy kontroli
zarządczej oraz ogólnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 5.
Środowisko wewnętrzne w Urzędzie powinno odzwierciedlać postawę oraz rzeczywiste działania
w odniesieniu do znaczenia kontroli zarządczej, wpływać na świadomość pracowników, zapewniać dyscyplinę
i strukturę organizacyjną umożliwiającą realizację aktualnych celów i zadań oraz opierać się na następujących
zasadach:
1) naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu wspierają i promują przestrzeganie wartości
etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami,
2) pracownicy Urzędu są świadomi wartości etycznych, przestrzegają obowiązków pracownika
samorządowego podczas wykonywania powierzonych im zadań oraz zasad postępowania określonych
w Kodeksie etyki pracowników Urzędu.
3) zapewnienie kompetencji zawodowych następuje poprzez wdrożenie i przestrzeganie rozwiązań
dotyczących zatrudniania i rozwoju pracowników, mające na celu zapewnienie zasobów kadrowych
posiadających wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające na skuteczne i efektywne wykonywanie
zadań. Pracownicy mają zapewniony rozwój kwalifikacji zawodowych,
4) struktura organizacyjna dostosowana jest do osiągania optymalnych celów Urzędu
- określona jest wewnętrznymi aktami normatywnymi. W Urzędzie, w szczególności Regulaminem
Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Łochowie określającym zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności
poszczególnych komórek organizacyjnych. Zakres podległości pracowników jest udokumentowany
w sposób przejrzysty i spójny, zapewniający rozdzielenie funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych.
Zakresy obowiązków uprawnień i odpowiedzialności są określone indywidualnie dla każdego pracownika
i aktualizowane na bieżąco oraz są spójne z opisami stanowisk pracy,
5) delegowanie uprawnień następuje poprzez określenie precyzyjnych zakresów tych uprawnień. Zakres
uprawnień delegowanych pracownikowi jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich
skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień przez pracowników
Urzędu następuje w formie pisemnej i jest potwierdzone podpisem.
§ 6.
1. Misją Urzędu jest realizacja zadań publicznych ukierunkowanych na wszechstronny rozwój Gminy
Łochów oraz zaspokajanie zbiorowych i indywidualnych potrzeb mieszkańców.
2. Cele i zadania wyznaczane przez naczelników/kierowników powinny być spójne z misją Urzędu.
3. Urząd dokonuje hierarchizacji celów i zadań.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: F04C9038-00EE-4021-A176-0A639806B5E7. Podpisany Strona 2
4. Zarządzanie ryzykiem realizowane jest przez naczelników/kierowników komórek organizacyjnych
Urzędu oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach i ma ono na celu zwiększenie
prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych celów i skutecznej realizacji zadań Gminy Łochów.
5. Za identyfikację ryzyka w odniesieniu do zadań realizowanych przez komórki organizacyjne Urzędu
odpowiadają naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownicy na samodzielnych
stanowiskach.
6. Identyfikacja ryzyka jest dokonywana raz w roku i odnosi się do kluczowych celów i zadań Urzędu.
7. Zidentyfikowane ryzyka są poddawane analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa
wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków.
8. W stosunku do każdego istotnego poziomu ryzyka są określane rodzaje reakcji oraz działania, które są
podejmowane w celu zmniejszenia ryzyka do poziomu akceptowalnego.
9. Dane związane z zarządzaniem ryzykiem w Urzędzie są przedmiotem analizy zbiorczej prowadzonej
przez Audytora Wewnętrznego i służą podejmowaniu działań korygujących i doskonalących.
10. Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu w ramach kontroli zarządczej dbają
o minimalizowanie ryzyka niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków mających wpływ
w szczególności, na:
1) uszczuplenie wpływów należnych,
2) dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym
jednostki,
3) zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia określonego w uchwale budżetowej, planie finansowym
jednostki lub w odrębnym imiennym upoważnieniu albo przekroczenie zakresu tego upoważnienia,
4) niewykonanie w terminie zobowiązania, w tym obowiązku zwrotu podatku, nadpłaty lub nienależnie
opłacanych składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
5) udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym
w przepisach o zamówieniach publicznych,
6) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach
publicznych dotyczących formy pisemnej umowy, okresu, na który umowa może być zawarta lub terminu
jej zawarcia,
7) niewyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu
z takiego postępowania na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych,
8) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów
o zamówieniach publicznych określających przesłanki unieważnienia tego postępowania,
9) dokonanie, w zakresie gospodarki finansowej lub w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
czynności naruszającej dyscyplinę finansów publicznych przez osobę nieupoważnioną do wykonania tej
czynności,
10) działanie lub zaniechanie skutkujące zapłatą ze środków publicznych kary, grzywny lub opłaty
stanowiącej sankcję finansową, do których stosuje się przepisy o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji.
§ 7.
1. W ramach systemu kontroli zarządczej funkcjonują mechanizmy kontroli dostosowane do potrzeb
Urzędu.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: F04C9038-00EE-4021-A176-0A639806B5E7. Podpisany Strona 3
2. Mechanizmy kontroli zarządczej, są ujęte w funkcjonującej w Urzędzie procedurze zapewniającej
właściwą realizację zadań, minimalizację ryzyk, a także transparentność wykonywanych czynności
i podejmowanych decyzji, w szczególności odnoszące się do operacji finansowych i gospodarczych,
a także innych znaczących zdarzeń.
3. Nadzorowanie jest funkcją kierowania będącą integralną częścią ogółu działań zarządczych
wykonywanych przez naczelników/kierowników komórek organizacyjnych Urzędu, których celem jest
zapewnienie zgodnego z prawem, oszczędnego, efektywnego i skutecznego działania.
4. W Urzędzie prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej obejmujący: jasne
komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności pracownikowi, udzielanie wsparcia merytorycznego,
bieżące kontrolowanie jakości i poprawności podejmowanych działań oraz systematyczną ocenę pracy.
5. W Urzędzie zapewnione są odpowiednie mechanizmy wykorzystujące w szczególności wyniki analizy
ryzyka oraz zasady delegowania uprawnień, zastępstw, których celem jest utrzymanie, w każdym czasie
i okolicznościach, ciągłości działania, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych.
6. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych Urzędu mają wyłącznie upoważnione
osoby na podstawie odpowiednich dokumentów.
7. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych realizowanych przez Urząd
są regulowane odrębnymi procedurami zapewniającymi ich rzetelność, dokumentowanie i rejestrowanie,
a także zatwierdzanie przez osoby upoważnione do autoryzacji operacji finansowych. Kluczowe obowiązki
pracowników Urzędu uprawnionych do zatwierdzania operacji finansowych są rozdzielone tak, aby zapewnić
wiarygodność i pełną ich weryfikację.
8. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych funkcjonujących w Urzędzie, które ograniczają lub
wykrywają nieuprawniony dostęp do zasobów informatycznych, regulowane są odrębnymi procedurami,
mającymi na celu ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem danych.
9. W Urzędzie funkcjonują mechanizmy kontroli instytucjonalnej, funkcjonalnej oraz samokontroli.
10. Kontrola instytucjonalna prowadzona jest przez wyodrębnioną, powołaną do tego celu komórkę
organizacyjną oraz zewnętrzne instytucje kontroli.
11. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez osoby na stanowiskach kierowniczych i ma na celu
zapewnienie, że:
1) działania podległych im jednostek i komórek organizacyjnych pozostają w zgodzie z przepisami prawa,
procedurami wewnętrznymi oraz ze standardami kontroli zarządczej,
2) sprawozdania są wiarygodne, a dane i informacje publikowane lub udostępniane są dokładne i aktualne,
3) plany, programy, zamierzenia i cele jednostek i komórek organizacyjnych są osiągane,
4) podejmowane działania są realizowane skutecznie i efektywnie,
5) zasoby są używane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakość wykonywanych usług stale
doskonalona,
6) zasoby informatyczne, systemy, dane i informacje są dostatecznie zabezpieczone,
7) zadania są przypisane pracownikom stosownie do posiadanych przez nich kwalifikacji i cech osobistych,
8) zakresy czynności pracowników i udzielone im upoważnienia są na bieżąco aktualizowane,
9) funkcje decyzyjne, kontrolne i operacyjne są rozdzielone,
10) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane w celu ciągłej poprawy
skuteczności i efektywności działania.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: F04C9038-00EE-4021-A176-0A639806B5E7. Podpisany Strona 4
§ 8.
1. Urząd zapewnia pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania komunikacji zarówno
wewnętrznej, jak i zewnętrznej.
2. System komunikacji wewnętrznej zapewnia skuteczne przekazywanie informacji w obrębie struktury
organizacyjnej Urzędu. System ten oparty jest na wykorzystaniu różnorodnych kanałów informacyjnych, takich
jak: sieci wewnętrznej Internet, bezpośrednich kontaktów, systemu dekretacji dokumentów, narad.
3. W celu zapewnienia efektywnej komunikacji zewnętrznej realizowanej pomiędzy Urzędem
a jednostkami podległymi i nadzorowanymi oraz pomiędzy Urzędem a podmiotami zewnętrznymi, funkcjonuje
system oparty na wykorzystaniu różnorodnych kanałów informacyjnych: stron www, Biuletynu Informacji
Publicznej, korespondencji tradycyjnej oraz prowadzonej drogą elektroniczną.
§ 9.
1. System kontroli zarządczej w Urzędzie podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie w celu
zidentyfikowania ewentualnych problemów.
2. Monitorowanie i ocena wykonywana jest odpowiednio przez naczelników/kierowników komórek
organizacyjnych Urzędu.
3. Audytor wewnętrzny realizując zadania w oparciu o roczny plan audytu, na podstawie ustawy
o finansach publicznych oraz procedur wewnętrznych regulujących zasady prowadzenia audytu
wewnętrznego, prowadzi obiektywną, niezależną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli
zarządczej w badanych obszarach.
§ 10.
1. System zarządzania ryzykiem w Urzędzie realizowany jest na poziomie komórek organizacyjnych
Urzędu.
2. Zarządzanie ryzykiem obejmuje rozpoznawanie i analizę zewnętrznych oraz wewnętrznych ryzyk
zagrażających realizacji wyznaczonych celów.
3. System zarządzania ryzykiem obejmuje następującą sekwencję zachodzących po sobie czynności:
1) określenie celów i zadań komórek organizacyjnych Urzędu;
2) identyfikację ryzyka;
3) analizę i ocenę występujących ryzyk;
4) prowadzenie bieżącego monitorowania i reagowanie na ryzyko poprzez – tolerowanie i włączenie
mechanizmów kontrolnych, przeniesienie, wycofanie się.
§ 11.
1. Metodami przeciwdziałania ryzyka są:
1) kontrolowanie i ograniczanie ryzyka poprzez stosowanie mechanizmów kontroli zarządczej lub
wprowadzanie dodatkowych procedur kontrolnych w danym procesie;
2) przeniesienie ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia się od
ryzyka;
3) zakończenie działań obarczonych ryzykiem- wycofanie się z danego rodzaju działalności;
4) tolerowanie ryzyka - świadome podjęcie ryzyka przy niskiej istotności.
2. Podstawowym rodzajem reakcji na ryzyko w Urzędzie Miejskim jest kontrolowanie i ograniczanie
ryzyka.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: F04C9038-00EE-4021-A176-0A639806B5E7. Podpisany Strona 5
3. W celu ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:
1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju zdarzeń;
2) istniejące mechanizmy kontrolne stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka;
3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to
ułatwiają realizację ustalonych celów i zadań;
4) relację kosztów wdrożenia działań, które stanowiłyby odpowiedź na ryzyko oraz korzyści uzyskanych z tych
działań, gdyż koszty podejmowanych działań nie powinny być wyższe niż spodziewane korzyści z tych
działań.
§ 12.
1. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu możliwości wystąpienia określonych zdarzeń, które będą miały
wpływ na realizację poszczególnych celów i zadań.
2. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować:
1) cele i zadania ustalone w planach i programach oraz projektach i zadaniach realizowanych w toku bieżącej
działalności,
2) zagrożenia związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań wraz z ich wewnętrznymi i zewnętrznymi
przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń.
3. Ustala się następujące obszary ryzyka:
1) ryzyko finansowe, w tym związane z planowaniem dochodów i wydatków, gospodarowaniem środkami
publicznymi, udzielaniem zamówień publicznych, zlecaniem zadań publicznych, realizacją projektów
unijnych,
2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich związane z zatrudnianiem pracowników, ich kwalifikacjami,
kompetencjami itd.,
3) ryzyko działalności związane z organizacją pracy i podejmowaniem decyzji, naruszeniem przepisów prawa,
funkcjonowaniem kontroli wewnętrznej, przepływem informacji, wykorzystaniem systemów
informatycznych itd.,
4) ryzyko zewnętrzne dotyczące miedzy innymi infrastruktury (baza lokalowa, wyposażenie, środki łączności,
środki transportu), czynniki ekonomiczne, zmiana przepisów prawa.
§ 13.
1. Ocena ryzyka polega na określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutku a następnie
ustaleniu istotności ryzyka.
2. Istotność ryzyka wyrażona jest jako iloczyn (określonych punktowo) prawdopodobieństwa wystąpienia
ryzyka oraz jego potencjalnych skutków.
3. określenie istotności ryzyka pozwala na dokonanie oceny i hierarchizację ryzyka tj. uporządkowanie
zidentyfikowanych i oszacowanych rodzajów ryzyka ze względu na ich znaczenie w zależności od stopnia,
w jakim dane ryzyko zagraża realizacji zadań i celów gminy.
4. Do oceny istotności ryzyka stosuje się skalę obejmującą następujące poziomy:
1) ryzyko wysokie - poważnie wpływa na działalność gminy; uniemożliwia realizację zadań i celów; rodzi
straty finansowe; wymaga podjęcia natychmiastowych działań naprawczych (ryzyko o wysokim wpływie
oraz wysokim i średnim prawdopodobieństwie; ryzyko o średnim wpływie i wysokim
prawdopodobieństwie);
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: F04C9038-00EE-4021-A176-0A639806B5E7. Podpisany Strona 6
2) ryzyko średnie – potencjalnie wpływa na działalność gminy; jest zagrożeniem dla realizacji zadań i celów;
zagraża powstaniem strat finansowych; wymaga ustawicznego sprawdzania i monitorowania oraz
wprowadzania stosownych działań (ryzyko o średnim wpływie oraz niskim prawdopodobieństwie; ryzyko
o średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie);
3) ryzyko niskie – nie ma wpływu na działalność Urzędu; nie umożliwia realizacji zadań i osiągania celów;
wymaga monitorowania i w miarę potrzeby sprawdzania; (ryzyko o niskim wpływie oraz średnim i niskim
prawdopodobieństwie).
5. Ryzykiem akceptowalnym jest ryzyko o poziomie istotności niskim.
6. Ryzyko o poziomie istotności średnim i wysokim przekracza akceptowalny poziom ryzyka i wymaga
ustalenia oraz podjęcia działań ograniczających to ryzyko poprzez zmniejszenie jego skutku lub
prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka.
§ 14.
1. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na ustaleniu przewidywalnej częstotliwości
występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku.
2. Do określenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka stosowany jest opis jakościowy przy
zastosowaniu skali ocen:
1) prawdopodobieństwo wysokie – gdy ryzyko wystąpi wielokrotnie w ciągu roku; ryzyko
z prawdopodobieństwem wysokim przyjmuje wartość 3;
2) prawdopodobieństwo średnie – gdy ryzyko wystąpi kilkakrotnie w ciągu roku; ryzyko
z prawdopodobieństwem średnim przyjmuje wartość 2;
3) prawdopodobieństwo niskie – gdy ryzyko wystąpi raz w ciągu roku; ryzyk z prawdopodobieństwem niskim
przyjmuje wartość 1.
3. Określenie wpływu wystąpienia ryzyka polega na ustaleniu przewidywanych skutków jakie będzie miało
wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem dla realizacji zadań i osiągania zaplanowanych celów; uwzględnia się
przy tym w szczególności konsekwencje prawne, finansowe i organizacyjne zaistniałego zdarzenia oraz jego
wpływ na wizerunek gminy i bezpieczeństwo pracowników.
4. Do określenia wpływu ryzyka używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen:
1) wysokie skutki – poważny wpływ na realizację zadania (zagrożenie terminu jego realizacji) i osiągnięcie
celu; poważne konsekwencje prawne, zagrożenie bezpieczeństwa pracowników, poważne straty
finansowe, poważny wpływ na wizerunek gminy, ryzyko ze skutkiem wysokim przyjmuje wartość 3,
2) średnie skutki - średni wpływ na realizację zadania (zagrożenie terminu jego realizacji) i osiągnięcie celu;
umiarkowane konsekwencje prawne, niewielkie zagrożenie bezpieczeństwa pracowników, średnie straty
finansowe, średni wpływ na wizerunek gminy, ryzyko ze skutkiem średnim przyjmuje wartość 2,
3) małe skutki – mały wpływ na realizację zadania i osiągnięcie celu, brak skutków prawnych, mały skutek
finansowy, brak wpływu na bezpieczeństwo pracowników, niewielki wpływ na wizerunek gminy, ryzyko ze
skutkiem niskim przyjmuje wartość 1.
§ 15.
1. Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku,
naczelnicy wydziałów, kierownicy i samodzielne stanowiska opracowują „Rejestr ryzyka”, według wzoru
określonego w załączniku Nr 1 do zarządzenia.
2. Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach
Urzędu składają Burmistrzowi Łochowa do dnia 31 stycznia rejestr ryzyka na dany rok.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: F04C9038-00EE-4021-A176-0A639806B5E7. Podpisany Strona 7
§ 16.
1. Samoocena i informacja o stanie kontroli zarządczej:
1) Ocena systemu kontroli zarządczej jest dokonywana w drodze samooceny. Samoocena kontroli zarządczej
jest czynnością, w której dokonywana jest analiza funkcjonowania kontroli zarządczej w celu uzyskania
racjonalnego potwierdzenia, że funkcjonuje ona w sposób dający zapewnienie realizacji celów i zadań
zgodnie z prawem, efektywnie, oszczędnie i terminowo. Samoocena powinna być udokumentowana.
2) Samoocena kontroli zarządczej przeprowadzana jest przez naczelników/kierowników komórek
organizacyjnych oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach Urzędu
3) Samoocenę przeprowadza się przy zachowaniu zasad rzetelności i bezstronności dokonywanych ocen,
poprzez odniesienie się do istniejących dowodów funkcjonującego systemu kontroli zarządczej.
4) Naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownik na samodzielnym stanowisku decyduje, które
pytania kwestionariusza samooceny dotyczą działania danej komórki. Wzór kwestionariusza stanowi
załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
5) Samoocenę za rok poprzedni przeprowadza się do 15 stycznia każdego roku.
6) Na podstawie otrzymanych wyników samooceny naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej Urzędu
przeprowadza analizę kontroli zarządczej, która może wskazywać, że funkcjonuje ona w sposób:
a) dający zapewnienie,
b) dający zapewnienie z zastrzeżeniami,
c) nie dający zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny
i terminowy.
7) Analiza samooceny opiera się na weryfikacji odpowiedzi twierdzących udzielonych przez wypełniających
kwestionariusz, o którym mowa w ust.4, według przyjętej trzystopniowej skali ocen:
a) negatywna - od 0,00 do 49,99% - wyraźne i niedostateczne przestrzeganie standardów kontroli
zarządczej, wskazujące na występowanie nieprawidłowości. Wymaga bezzwłocznej reakcji (wdrożenia
działań korygujących) ze strony naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej Urzędu. Kontrola
zarządcza nie daje należytego zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem,
efektywny, oszczędny i terminowy;
b) pozytywna z zastrzeżeniami - od 50% do 74,99% - dostateczne i dobre przestrzeganie standardów
kontroli zarządczej, występowanie nielicznych zastrzeżeń. Działania korygujące i usprawniające kontrolę
zarządczą powinny nastąpić w czasie ustalonym przez kierownika komórki organizacyjnej Urzędu.
Kontrola zarządcza daje z zastrzeżeniami zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
c) pozytywna - od 75% do 100% - bardzo dobre wypełnianie standardów kontroli zarządczej, minimalny
poziom, mało istotnych uchybień dotyczących skuteczności kontroli zarządczej. Wdrożenie usprawnień
zależy od decyzji naczelnika komórki organizacyjnej Urzędu. Kontrola zarządcza daje zapewnienie
należytego funkcjonowania.
§ 17.
Zidentyfikowane słabości stwierdzone w samoocenie funkcjonowania kontroli zarządczej, wraz
z opisem proponowanych działań zwiększających skuteczność, efektywność i adekwatność funkcjonowania
kontroli zarządczej należy wskazać w informacji o stanie kontroli zarządczej, o której mowa w § 19.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: F04C9038-00EE-4021-A176-0A639806B5E7. Podpisany Strona 8
§ 18.
W celu potwierdzenia przeprowadzenia analizy funkcjonowania kontroli zarządczej oraz poinformowania,
że kontrola zarządcza zapewnia realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny
i terminowy naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownik na samodzielnym stanowisku składa
"Informację o stanie kontroli zarządczej" na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego
zarządzenia.
§ 19.
Informację o stanie kontroli zarządczej naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownicy na
samodzielnych stanowiskach przekazują do Sekretarza w wersji elektronicznej do 15 lutego każdego roku
następującego po roku, którego informacja dotyczy.
§ 20.
Sekretarz Gminy przygotowuje raport oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim
w Łochowie zawierający wyniki samooceny kontroli zarządczej wraz ze zbiorczym zestawieniem informacji
o stanie kontroli zarządczej, który przekazuje Burmistrzowi Łochowa do końca lutego roku następującego po
roku, który jest objęty raportem.
§ 21.
Raport oceny funkcjonowania kontroli zarządczej oraz złożone przez naczelników/kierowników oraz
pracowników na samodzielnych stanowiskach informacje o stanie kontroli zarządczej są gromadzone
i udostępniane w Wydziale Organizacyjno-Administracyjnym. Kopię raportu o stanie kontroli zarządczej jest
przekazywana do wiadomości Audytora Wewnętrznego, który korzysta z raportu przy przeprowadzaniu
audytów wewnętrznych.
§ 22.
W związku z obowiązkiem zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli
zarządczej kierownicy jednostek organizacyjnych w Gminie Łochów w terminie do 15 marca za rok poprzedni,
składają Burmistrzowi Łochów oświadczenie (zgodnie z załącznikiem Nr 5).
§ 23.
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Łochów.
§ 24.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Burmistrz Łochowa
Robert Mirosław Gołaszewski