Zarządzenie nr 10/2026
Wersja strony w formacie XML| wydane przez | Burmistrza Łochowa |
|---|---|
| z dnia | |
| w sprawie | powołania Administratorów w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF dla Gminy Łochów |
ZARZĄDZENIE NR 10/2026
BURMISTRZA ŁOCHOWA
BURMISTRZA ŁOCHOWA
z dnia 15 stycznia 2026 r.
w sprawie powołania Administratorów w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) oraz zasad
nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF dla Gminy Łochów
nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF dla Gminy Łochów
Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 r., poz. 1153 ze zm.) oraz w związku z § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r., poz. 2481 ze zm.) oraz § 19 ust. 2 pkt 4 i 7 lit. a) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 773 ) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. W celu zapewnienia prawidłowego korzystania z obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) w Gminie Łochów, jego jednostkach budżetowych i zakładzie budżetowym podlegających centralizacji rozliczeń VAT (zwanych dalej: Jednostkami) Burmistrzowi Łochowa oraz Skarbnikowi Gminy Łochów zostaje nadana rola Administratora głównego w KSeF dla Gminy Łochów – zwana dalej Administratorem głównym.
2. W razie nieobecności Skarbnika Gminy Łochów obowiązki Administratora głównego przejmie Sekretarz Gminy Łochów.
3. Administrator główny w kontekście NIP Gminy Łochów będzie się posługiwać podpisem kwalifikowanym.
4. Do zadań Administratora głównego w szczególności należeć będzie nadawanie/odbieranie uprawnień do:
1) zarządzania uprawnieniami,
2) zarządzania jednostkami podrzędnymi,
3) dostępu i/lub wystawiania faktur,
4) przeglądania uprawnień oraz historii sesji.
5. Administrator główny nada uprawnienia Dyrektorom / Kierownikom Jednostek do zarządzania jednostkami podrzędnymi – osoby te będą Administratorami jednostek podrzędnych.
6. Administrator główny nada uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF w kontekście NIP Urzędu Miejskiego w Łochowie pracownikom wskazanym przez Naczelnika Wydziału Organizacyjno Administracyjnego i Skarbnika.
§ 2. 1. Administratorzy jednostek podrzędnych – Dyrektorzy / Kierownicy Jednostek – nadadzą dalsze uprawnienia do pracy w KSeF w zakresie wystawiania faktur lub dostępu do faktur bądź do wystawiania faktur i dostępu do faktur oraz generowania UPO.
2. Administrator główny będący jednocześnie Administratorem jednostki podrzędnej Urzędu Miejskiego w Łochowie wraz z Naczelnikiem Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego w formie pisemnej ustali wykaz osób, którym nada uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF w kontekście NIP Urzędu Miejskiego w Łochowie.
3. Administratorzy jednostek podrzędnych nadadzą uprawnienia zgodnie z zakresem czynności pracownikom swoich jednostek z uwzględnieniem osób ich zastępujących:
a) do dostępu do faktur w systemie KSeF,
b) do wystawiania faktur w systemie KSeF.
4. Dyrektorzy / Kierownicy Jednostek będący Administratorami swoich jednostek, po wcześniejszym uzgodnieniu z Dyrektorem Centrum Usług Wspólnych (zwanego dalej: CUW), nadadzą pracownikom uprawnienia w KSeF do dostępu i/lub wystawiania faktur. Wspólne działanie w zakresie obsługi wynika z Uchwały Nr XXXII/232/2016 Rady Miejskiej w Łochowie z dnia 30 września 2016 r. w sprawie określenia zasad wspólnej obsługi w ramach samorządowej jednostki organizacyjnej „Centrum Usług Wspólnych w Łochowie” ze zmianami.
§ 3. Dostęp do KSeF w zakresie nadawania uprawnień oraz generowania certyfikatów następuje za pośrednictwem dedykowanej strony utworzonej przez Ministra Finansów: ksef.podatki.gov.pl
§ 4. 1. W celu odpowiedniego zarządzania uprawnieniami w KSeF Dyrektor CUW zobowiązany jest do niezwłocznego (najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy) informowania Administratora głównego o wszelkich zmianach w stosunku pracy dotyczących Dyrektorów / Kierowników Jednostek. Informacje należy przekazywać na adres e-mail: skarbnik@gminalochow.pl i do wiadomości sekretarz@gminalochow.pl
2. Naczelnik Wydziału Organizacyjno- Administracyjnego Urzędu Miejskiego w Łochowie zobowiązany jest do niezwłocznego (najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy) informowania Administratora głównego o wszelkich zmianach w stosunku pracy, pracowników wyznaczonych do dostępu do faktur w systemie KSeF na adres e-mail wskazany w ustępie 1.
3. Dyrektor CUW zobowiązany jest do niezwłocznego (najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy) informowania Dyrektorów/Kierowników obsługiwanych jednostek organizacyjnych o wszelkich zmianach w stosunku pracy pracowników swojej jednostki, którym Dyrektorzy/Kierownicy nadali uprawnienia w KSeF.
4. Administrator główny oraz Administratorzy jednostek podrzędnych posiadający uprawnienia do zarządzania uprawnieniami w KSeF zobowiązani są niezwłocznie, nie później niż w terminie jednego dnia, od dnia zmiany stanowiska pracy lub zakończenia stosunku pracy przez pracownika, któremu nadano uprawnienia w KSeF, do odebrania tych uprawnień.
5. Administrator główny oraz Administratorzy jednostek podrzędnych zobowiązani są do prowadzenia ewidencji osób, którym nadali i/lub odebrali uprawnienia w KSeF wraz ze wskazaniem terminu ważności certyfikatów i przechowują ją zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce.
§ 5. 1. Pracownicy, którym Administratorzy nadali uprawnienia w KSeF zobowiązani są do uwierzytelnienia się w systemie KSeF i wygenerowania certyfikatu TYPU 1 (certyfikat uwierzytelniający) oraz certyfikatu TYPU 2 używanego do wystawiania faktur w trybie offline (awaria, niedostępność systemu) przed terminem obowiązkowego rozpoczęcia pracy w systemie KSeF.
2. W kontekście prawidłowej pracy i zawartych danych w systemie KSeF każdy użytkownik systemu KSeF powinien zapoznać się w szczególności z:
1) Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 27 grudnia 2021 r. oraz z dnia 12 grudnia 2025 r.;
2) podręcznikiem KSeF 2.0;
3) niniejszym zarządzeniem.
3. Mając na uwadze, że system KSeF jest systemem informatycznym, w ramach którego przetwarzany jest szeroki zakres danych, każdy użytkownik ma obowiązek:
1) przestrzegać zasad bezpiecznego uwierzytelnienia się, bezpiecznej pracy i zakończenia pracy w systemie KSeF;
2) chronić przed osobami trzecimi dostępności do certyfikatów w KSeF;
3) przestrzegać regulacji wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej dotyczących bezpiecznej pracy w systemach informatycznych oraz ochrony danych osobowych;
4) zgłaszać do Naczelnika Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego w Urzędzie Miejskim w Łochowie wszelkie incydenty mające wpływ na prawidłowe funkcjonowanie systemu.
§ 6. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Łochów, Skarbnikowi Gminy Łochów oraz Naczelnikowi Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego Urzędu Miejskiego w Łochowie, Dyrektorom i Kierownikom jednostek budżetowych i zakładu budżetowego objętych centralizacją rozliczeń VAT.
§ 7. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi i Skarbnikowi Gminy Łochów.
§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Łochowa
Robert Mirosław Gołaszewski
Robert Mirosław Gołaszewski