Zarządzenie nr 81/2021 Burmistrza Łochowa z dnia 26 lipca 2021 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Łochowie
ZARZĄDZENIE NR 81/2021
BURMISTRZA ŁOCHOWA
z dnia 26 lipca 2021 r.
w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Łochowie
Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 poz. 713 ze zm.), art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.) zarządza się co następuje:
§ 1.
1. Wprowadza się w Urzędzie Miejskim w Łochowie obowiązek prowadzenia kontroli zarządczej, której celem jest zapewnienie, w szczególności:
1) zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań, w tym sprawozdań finansowych,
4) ochrony wszystkich rodzajów zasobów,
5) przestrzegania i promowania wartości etycznych i zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, jej pozyskania, przetwarzania i archiwizowania,
7) zarządzania ryzykiem.
§ 2.
1. Kontrolę zarządczą w Urzędzie Miejskim w Łochowie (zwanym dalej Urzędem), stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań gminy w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, adekwatny, skuteczny i terminowy, we wszystkich aspektach jego funkcjonowania i warunkach działania.
2. Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania i służy samoocenie Urzędu Miejskiego w Łochowie pod kątem realizacji wyznaczonych celów i zadań.
§ 3.
1. Zobowiązuje się naczelników/kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach, zgodnie z podziałem kompetencji wynikającym z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łochowie, do wykonywania kontroli zarządczej, w tym zarządzania ryzykiem w odniesieniu do realizowanych celów i zadań.
2. Pracownicy Urzędu uczestniczą w funkcjonowaniu kontroli zarządczej poprzez właściwe wykonywanie powierzonych im obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
4. Za koordynowanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Urzędzie odpowiada Sekretarz Gminy.
5. Na system kontroli zarządczej składa się całość regulacji zewnętrznych i wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie, a także czynności kontrolne obejmujące: samokontrolę zadań wykonywanych na każdym stanowisku pracy, kontrolę funkcjonalną i kontrolę instytucjonalną.
§ 4.
1. System kontroli zarządczej w Urzędzie powinien być spójny, jednolity oraz zgodny z wydanymi przez Ministra Finansów standardami obejmującymi:
1) funkcjonowanie środowiska wewnętrznego;
2) określenie celów realizowanych zadań oraz zarządzanie ryzykiem;
3) tworzenie i funkcjonowanie mechanizmów kontroli;
4) efektywną komunikację i informację zewnętrzną i wewnętrzną;
5) monitorowanie i ocenę.
2. Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu zapewniają skuteczność kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, mechanizmów organizacyjnych uwzględniających standardy kontroli zarządczej oraz ogólnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 5.
Środowisko wewnętrzne w Urzędzie powinno odzwierciedlać postawę oraz rzeczywiste działania w odniesieniu do znaczenia kontroli zarządczej, wpływać na świadomość pracowników, zapewniać dyscyplinę i strukturę organizacyjną umożliwiającą realizację aktualnych celów i zadań oraz opierać się na następujących zasadach:
1) naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami,
2) pracownicy Urzędu są świadomi wartości etycznych, przestrzegają obowiązków pracownika samorządowego podczas wykonywania powierzonych im zadań oraz zasad postępowania określonych w Kodeksie etyki pracowników Urzędu,
3) zapewnienie kompetencji zawodowych następuje poprzez wdrożenie i przestrzeganie rozwiązań dotyczących zatrudniania i rozwoju pracowników, mające na celu zapewnienie zasobów kadrowych posiadających wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające na skuteczne i efektywne wykonywanie zadań. Pracownicy mają zapewniony rozwój kwalifikacji zawodowych,
4) struktura organizacyjna dostosowana jest do osiągania optymalnych celów Urzędu - określona jest wewnętrznymi aktami normatywnymi. W Urzędzie, w szczególności Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Łochowie określającym zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych. Zakres podległości pracowników jest udokumentowany w sposób przejrzysty i spójny, zapewniający rozdzielenie funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych. Zakresy obowiązków uprawnień i odpowiedzialności są określone indywidualnie dla każdego pracownika i aktualizowane na bieżąco oraz są spójne z opisami stanowisk pracy,
5) delegowanie uprawnień następuje poprzez określenie precyzyjnych zakresów tych uprawnień. Zakres uprawnień delegowanych pracownikowi jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień przez pracowników Urzędu następuje w formie pisemnej i jest potwierdzone podpisem.
§ 6.
1. Misją Urzędu jest realizacja zadań publicznych ukierunkowanych na wszechstronny rozwój Gminy Łochów oraz zaspokajanie zbiorowych i indywidualnych potrzeb mieszkańców.
2. Cele i zadania wyznaczane przez naczelników/kierowników powinny być spójne z misją Urzędu.
3. Urząd dokonuje hierarchizacji celów i zadań.
4. Zarządzanie ryzykiem realizowane jest przez naczelników/kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach i ma ono na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych celów i skutecznej realizacji zadań Gminy Łochów.
5. Za identyfikację ryzyka w odniesieniu do zadań realizowanych przez komórki organizacyjne Urzędu odpowiadają naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach.
6. Identyfikacja ryzyka jest dokonywana raz w roku i odnosi się do kluczowych celów i zadań Urzędu.
7. Zidentyfikowane ryzyka są poddawane analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków.
8. W stosunku do każdego istotnego poziomu ryzyka są określane rodzaje reakcji oraz działania, które są podejmowane w celu zmniejszenia ryzyka do poziomu akceptowalnego.
9. Dane związane z zarządzaniem ryzykiem w Urzędzie są przedmiotem analizy zbiorczej prowadzonej przez Audytora Wewnętrznego i służą podejmowaniu działań korygujących i doskonalących.
10. Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu w ramach kontroli zarządczej dbają o minimalizowanie ryzyka niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków mających wpływ w szczególności, na:
1) uszczuplenie wpływów należnych,
2) dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki,
3) zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia określonego w uchwale budżetowej, planie finansowym jednostki lub w odrębnym imiennym upoważnieniu albo przekroczenie zakresu tego upoważnienia,
4) niewykonanie w terminie zobowiązania, w tym obowiązku zwrotu podatku, nadpłaty lub nienależnie opłacanych składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
5) udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych,
6) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych dotyczących formy pisemnej umowy, okresu, na który umowa może być zawarta lub terminu jej zawarcia,
7) niewyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu z takiego postępowania na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych,
8) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych określających przesłanki unieważnienia tego postępowania,
9) dokonanie, w zakresie gospodarki finansowej lub w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego czynności naruszającej dyscyplinę finansów publicznych przez osobę nieupoważnioną do wykonania tej czynności,
10) działanie lub zaniechanie skutkujące zapłatą ze środków publicznych kary, grzywny lub opłaty stanowiącej sankcję finansową, do których stosuje się przepisy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
§ 7.
1. W ramach systemu kontroli zarządczej funkcjonują mechanizmy kontroli dostosowane do potrzeb Urzędu.
2. Mechanizmy kontroli zarządczej, są ujęte w funkcjonującej w Urzędzie procedurze zapewniającej właściwą realizację zadań, minimalizację ryzyk, a także transparentność wykonywanych czynności i podejmowanych decyzji, w szczególności odnoszące się do operacji finansowych i gospodarczych, a także innych znaczących zdarzeń.
3. Nadzorowanie jest funkcją kierowania będącą integralną częścią ogółu działań zarządczych wykonywanych przez naczelników/kierowników komórek organizacyjnych Urzędu, których celem jest zapewnienie zgodnego z prawem, oszczędnego, efektywnego i skutecznego działania.
4. W Urzędzie prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej obejmujący: jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności pracownikowi, udzielanie wsparcia merytorycznego, bieżące kontrolowanie jakości i poprawności podejmowanych działań oraz systematyczną ocenę pracy.
5. W Urzędzie zapewnione są odpowiednie mechanizmy wykorzystujące w szczególności wyniki analizy ryzyka oraz zasady delegowania uprawnień, zastępstw, których celem jest utrzymanie, w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działania, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych.
6. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych Urzędu mają wyłącznie upoważnione osoby na podstawie odpowiednich dokumentów.
7. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych realizowanych przez Urząd są regulowane odrębnymi procedurami zapewniającymi ich rzetelność, dokumentowanie i rejestrowanie, a także zatwierdzanie przez osoby upoważnione do autoryzacji operacji finansowych. Kluczowe obowiązki pracowników Urzędu uprawnionych do zatwierdzania operacji finansowych są rozdzielone tak, aby zapewnić wiarygodność i pełną ich weryfikację.
8. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych funkcjonujących w Urzędzie, które ograniczają lub wykrywają nieuprawniony dostęp do zasobów informatycznych, regulowane są odrębnymi procedurami, mającymi na celu ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem danych.
9. W Urzędzie funkcjonują mechanizmy kontroli instytucjonalnej, funkcjonalnej oraz samokontroli.
10. Kontrola instytucjonalna prowadzona jest przez wyodrębnioną, powołaną do tego celu komórkę organizacyjną oraz zewnętrzne instytucje kontroli.
11. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez osoby na stanowiskach kierowniczych i ma na celu zapewnienie, że:
1) działania podległych im jednostek i komórek organizacyjnych pozostają w zgodzie z przepisami prawa, procedurami wewnętrznymi oraz ze standardami kontroli zarządczej,
2) sprawozdania są wiarygodne, a dane i informacje publikowane lub udostępniane są dokładne i aktualne,
3) plany, programy, zamierzenia i cele jednostek i komórek organizacyjnych są osiągane,
4) podejmowane działania są realizowane skutecznie i efektywnie,
5) zasoby są używane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakość wykonywanych usług stale doskonalona,
6) zasoby informatyczne, systemy, dane i informacje są dostatecznie zabezpieczone,
7) zadania są przypisane pracownikom stosownie do posiadanych przez nich kwalifikacji i cech osobistych,
8) zakresy czynności pracowników i udzielone im upoważnienia są na bieżąco aktualizowane,
9) funkcje decyzyjne, kontrolne i operacyjne są rozdzielone,
10) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane w celu ciągłej poprawy skuteczności i efektywności działania.
§ 8.
1. Urząd zapewnia pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej.
2. System komunikacji wewnętrznej zapewnia skuteczne przekazywanie informacji w obrębie struktury organizacyjnej Urzędu. System ten oparty jest na wykorzystaniu różnorodnych kanałów informacyjnych, takich jak: sieci wewnętrznej Internet, bezpośrednich kontaktów, systemu dekretacji dokumentów, narad.
3. W celu zapewnienia efektywnej komunikacji zewnętrznej realizowanej pomiędzy Urzędem a jednostkami podległymi i nadzorowanymi oraz pomiędzy Urzędem a podmiotami zewnętrznymi, funkcjonuje system oparty na wykorzystaniu różnorodnych kanałów informacyjnych: stron www, Biuletynu Informacji Publicznej, korespondencji tradycyjnej oraz prowadzonej drogą elektroniczną.
§ 9.
1. System kontroli zarządczej w Urzędzie podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów.
2. Monitorowanie i ocena wykonywana jest odpowiednio przez naczelników/kierowników komórek organizacyjnych Urzędu.
3. Audytor wewnętrzny realizując zadania w oparciu o roczny plan audytu, na podstawie ustawy o finansach publicznych oraz procedur wewnętrznych regulujących zasady prowadzenia audytu wewnętrznego, prowadzi obiektywną, niezależną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w badanych obszarach.
§ 10.
1. System zarządzania ryzykiem w Urzędzie realizowany jest na poziomie komórek organizacyjnych Urzędu.
2. Zarządzanie ryzykiem obejmuje rozpoznawanie i analizę zewnętrznych oraz wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji wyznaczonych celów.
3. System zarządzania ryzykiem obejmuje następującą sekwencję zachodzących po sobie czynności:
1) określenie celów i zadań komórek organizacyjnych Urzędu;
2) identyfikację ryzyka;
3) analizę i ocenę występujących ryzyk;
4) prowadzenie bieżącego monitorowania i reagowanie na ryzyko poprzez – tolerowanie i włączenie mechanizmów kontrolnych, przeniesienie, wycofanie się.
§ 11.
1. Metodami przeciwdziałania ryzyka są:
1) kontrolowanie i ograniczanie ryzyka poprzez stosowanie mechanizmów kontroli zarządczej lub wprowadzanie dodatkowych procedur kontrolnych w danym procesie;
2) przeniesienie ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia się od ryzyka;
3) zakończenie działań obarczonych ryzykiem- wycofanie się z danego rodzaju działalności;
4) tolerowanie ryzyka - świadome podjęcie ryzyka przy niskiej istotności.
2. Podstawowym rodzajem reakcji na ryzyko w Urzędzie Miejskim jest kontrolowanie i ograniczanie ryzyka.
3. W celu ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:
1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju zdarzeń;
2) istniejące mechanizmy kontrolne stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka;
3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają realizację ustalonych celów i zadań;
4) relację kosztów wdrożenia działań, które stanowiłyby odpowiedź na ryzyko oraz korzyści uzyskanych z tych działań, gdyż koszty podejmowanych działań nie powinny być wyższe niż spodziewane korzyści z tych działań.
§ 12.
1. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu możliwości wystąpienia określonych zdarzeń, które będą miały wpływ na realizację poszczególnych celów i zadań.
2. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować:
1) cele i zadania ustalone w planach i programach oraz projektach i zadaniach realizowanych w toku bieżącej działalności,
2) zagrożenia związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań wraz z ich wewnętrznymi i zewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń.
3. Ustala się następujące obszary ryzyka:
1) ryzyko finansowe, w tym związane z planowaniem dochodów i wydatków, gospodarowaniem środkami publicznymi, udzielaniem zamówień publicznych, zlecaniem zadań publicznych, realizacją projektów unijnych,
2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich związane z zatrudnianiem pracowników, ich kwalifikacjami, kompetencjami itd.,
3) ryzyko działalności związane z organizacją pracy i podejmowaniem decyzji, naruszeniem przepisów prawa, funkcjonowaniem kontroli wewnętrznej, przepływem informacji, wykorzystaniem systemów informatycznych itd.,
4) ryzyko zewnętrzne dotyczące miedzy innymi infrastruktury (baza lokalowa, wyposażenie, środki łączności, środki transportu), czynniki ekonomiczne, zmiana przepisów prawa.
§ 13.
1. Ocena ryzyka polega na określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutku a następnie ustaleniu istotności ryzyka.
2. Istotność ryzyka wyrażona jest jako iloczyn (określonych punktowo) prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego potencjalnych skutków.
3. określenie istotności ryzyka pozwala na dokonanie oceny i hierarchizację ryzyka tj. uporządkowanie zidentyfikowanych i oszacowanych rodzajów ryzyka ze względu na ich znaczenie w zależności od stopnia, w jakim dane ryzyko zagraża realizacji zadań i celów gminy.
4. Do oceny istotności ryzyka stosuje się skalę obejmującą następujące poziomy:
1) ryzyko wysokie - poważnie wpływa na działalność gminy; uniemożliwia realizację zadań i celów; rodzi straty finansowe; wymaga podjęcia natychmiastowych działań naprawczych (ryzyko o wysokim wpływie oraz wysokim i średnim prawdopodobieństwie; ryzyko o średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie);
2) ryzyko średnie – potencjalnie wpływa na działalność gminy; jest zagrożeniem dla realizacji zadań i celów; zagraża powstaniem strat finansowych; wymaga ustawicznego sprawdzania i monitorowania oraz wprowadzania stosownych działań (ryzyko o średnim wpływie oraz niskim prawdopodobieństwie; ryzyko o średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie);
3) ryzyko niskie – nie ma wpływu na działalność Urzędu; nie umożliwia realizacji zadań i osiągania celów; wymaga monitorowania i w miarę potrzeby sprawdzania; (ryzyko o niskim wpływie oraz średnim i niskim prawdopodobieństwie).
5. Ryzykiem akceptowalnym jest ryzyko o poziomie istotności niskim.
6. Ryzyko o poziomie istotności średnim i wysokim przekracza akceptowalny poziom ryzyka i wymaga ustalenia oraz podjęcia działań ograniczających to ryzyko poprzez zmniejszenie jego skutku lub prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka.
§ 14.
1. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na ustaleniu przewidywalnej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku.
2. Do określenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen:
1) prawdopodobieństwo wysokie – gdy ryzyko wystąpi wielokrotnie w ciągu roku; ryzyko z prawdopodobieństwem wysokim przyjmuje wartość 3;
2) prawdopodobieństwo średnie – gdy ryzyko wystąpi kilkakrotnie w ciągu roku; ryzyko z prawdopodobieństwem średnim przyjmuje wartość 2;
3) prawdopodobieństwo niskie – gdy ryzyko wystąpi raz w ciągu roku; ryzyk z prawdopodobieństwem niskim przyjmuje wartość 1.
3. Określenie wpływu wystąpienia ryzyka polega na ustaleniu przewidywanych skutków jakie będzie miało wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem dla realizacji zadań i osiągania zaplanowanych celów; uwzględnia się przy tym w szczególności konsekwencje prawne, finansowe i organizacyjne zaistniałego zdarzenia oraz jego wpływ na wizerunek gminy i bezpieczeństwo pracowników.
4. Do określenia wpływu ryzyka używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen:
1) wysokie skutki – poważny wpływ na realizację zadania (zagrożenie terminu jego realizacji) i osiągnięcie celu; poważne konsekwencje prawne, zagrożenie bezpieczeństwa pracowników, poważne straty finansowe, poważny wpływ na wizerunek gminy, ryzyko ze skutkiem wysokim przyjmuje wartość 3,
2) średnie skutki - średni wpływ na realizację zadania (zagrożenie terminu jego realizacji) i osiągnięcie celu; umiarkowane konsekwencje prawne, niewielkie zagrożenie bezpieczeństwa pracowników, średnie straty finansowe, średni wpływ na wizerunek gminy, ryzyko ze skutkiem średnim przyjmuje wartość 2,
3) małe skutki – mały wpływ na realizację zadania i osiągnięcie celu, brak skutków prawnych, mały skutek finansowy, brak wpływu na bezpieczeństwo pracowników, niewielki wpływ na wizerunek gminy, ryzyko ze skutkiem niskim przyjmuje wartość 1.
§ 15.
1. Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku, naczelnicy wydziałów, kierownicy i samodzielne stanowiska opracowują „Rejestr ryzyka”, według wzoru określonego w załączniku Nr 1 do zarządzenia.
2. Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach Urzędu składają Burmistrzowi Łochowa do dnia 31 stycznia rejestr ryzyka na dany rok.
§ 16.
1. Samoocena i informacja o stanie kontroli zarządczej:
1) Ocena systemu kontroli zarządczej jest dokonywana w drodze samooceny. Samoocena kontroli zarządczej jest czynnością, w której dokonywana jest analiza funkcjonowania kontroli zarządczej w celu uzyskania racjonalnego potwierdzenia, że funkcjonuje ona w sposób dający zapewnienie realizacji celów i zadań zgodnie z prawem, efektywnie, oszczędnie i terminowo. Samoocena powinna być udokumentowana,
2) Samoocena kontroli zarządczej przeprowadzana jest przez naczelników/kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach Urzędu,
3) Samoocenę przeprowadza się przy zachowaniu zasad rzetelności i bezstronności dokonywanych ocen, poprzez odniesienie się do istniejących dowodów funkcjonującego systemu kontroli zarządczej,
4) Naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownik na samodzielnym stanowisku decyduje, które pytania kwestionariusza samooceny dotyczą działania danej komórki. Wzór kwestionariusza stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia,
5) Samoocenę za rok poprzedni przeprowadza się do 15 stycznia każdego roku,
6) Na podstawie otrzymanych wyników samooceny naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej Urzędu przeprowadza analizę kontroli zarządczej, która może wskazywać, że funkcjonuje ona w sposób:
a) dający zapewnienie,
b) dający zapewnienie z zastrzeżeniami,
c) nie dający zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
7) Analiza samooceny opiera się na weryfikacji odpowiedzi twierdzących udzielonych przez wypełniających kwestionariusz, o którym mowa w ust.4, według przyjętej trzystopniowej skali ocen:
a) negatywna - od 0,00 do 49,99% - wyraźne i niedostateczne przestrzeganie standardów kontroli zarządczej, wskazujące na występowanie nieprawidłowości. Wymaga bezzwłocznej reakcji (wdrożenia działań korygujących) ze strony naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej Urzędu. Kontrola zarządcza nie daje należytego zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
b) pozytywna z zastrzeżeniami - od 50% do 74,99% - dostateczne i dobre przestrzeganie standardów kontroli zarządczej, występowanie nielicznych zastrzeżeń. Działania korygujące i usprawniające kontrolę zarządczą powinny nastąpić w czasie ustalonym przez kierownika komórki organizacyjnej Urzędu;
Kontrola zarządcza daje z zastrzeżeniami zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
c) pozytywna - od 75% do 100% - bardzo dobre wypełnianie standardów kontroli zarządczej, minimalny poziom, mało istotnych uchybień dotyczących skuteczności kontroli zarządczej. Wdrożenie usprawnień zależy od decyzji naczelnika komórki organizacyjnej Urzędu. Kontrola zarządcza daje zapewnienie należytego funkcjonowania.
§ 17.
Zidentyfikowane słabości stwierdzone w samoocenie funkcjonowania kontroli zarządczej, wraz z opisem proponowanych działań zwiększających skuteczność, efektywność i adekwatność funkcjonowania kontroli zarządczej należy wskazać w informacji o stanie kontroli zarządczej, o której mowa w § 19.
§ 18.
W celu potwierdzenia przeprowadzenia analizy funkcjonowania kontroli zarządczej oraz poinformowania, że kontrola zarządcza zapewnia realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownik na samodzielnym stanowisku składa "Informację o stanie kontroli zarządczej" na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.
§ 19.
Informację o stanie kontroli zarządczej naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach przekazują do Sekretarza w wersji elektronicznej do 15 lutego każdego roku następującego po roku, którego informacja dotyczy.
§ 20.
Sekretarz Gminy przygotowuje raport oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Łochowie zawierający wyniki samooceny kontroli zarządczej wraz ze zbiorczym zestawieniem informacji o stanie kontroli zarządczej, który przekazuje Burmistrzowi Łochowa do końca lutego roku następującego po roku, który jest objęty raportem.
§ 21.
Raport oceny funkcjonowania kontroli zarządczej oraz złożone przez naczelników/kierowników oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach informacje o stanie kontroli zarządczej są gromadzone i udostępniane w Wydziale Organizacyjno-Administracyjnym. Kopię raportu o stanie kontroli zarządczej jest przekazywana do wiadomości Audytora Wewnętrznego, który korzysta z raportu przy przeprowadzaniu audytów wewnętrznych.
§ 22.
W związku z obowiązkiem zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej kierownicy jednostek organizacyjnych w Gminie Łochów w terminie do 15 marca za rok poprzedni, składają Burmistrzowi Łochów oświadczenie (zgodnie z załącznikiem Nr 5).
§ 23.
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Łochów.
§ 24.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Burmistrz Łochowa
Robert Mirosław Gołaszewski